La importancia de un cierre administrativo efectivo.

El cierre administrativo de un proyecto es la culminación de todas las actividades, obligaciones y compromisos contraídos entre un cliente y el contratista. La importancia de este proceso se centra en:

Todo esto convierte al cierre del proyecto en una pieza fundamental y de gran importancia dentro de la gestión de proyectos. Sin embargo, en algunas ocasiones esta se considera solamente como la parte final del proyecto, pero es importante analizarlo como un proceso que se integra en cada una de las fases del ciclo de vida del mismo. Es de resaltar que la planeación del cierre administrativo desde el inicio del proyecto es primordial para el éxito del mismo.

Un cierre mal planeado genera un retraso en tiempo, alargando la inversión en un proyecto inconcluso que no puede entrar en operación (venderse o habitarse) postergándose de esta manera la recuperación económica del cliente. Legalmente nos podemos enfrentar a contratos vencidos, fianzas o seguros que no son válidos y ocasionen complicaciones para recuperar o aplicar fondos de garantía. Asimismo, la prolongación del tiempo aumenta la complicación de integrar toda la información necesaria para el cierre, incrementa la presión del equipo encargado de la actividad y provoca reclamaciones por parte de todos los involucrados.

Para lograr un cierre efectivo, en Grupo Diryge desarrollamos desde el inicio un plan estratégico que ayuda a evitar atrasos e identifica las actividades críticas, para lo cual tomamos en cuenta lo siguiente:

• Definición de entregables (técnico, financiero, legal) con el cliente.
• Conocer quien o quienes están directamente involucrados en el proceso de cierre involucrados que intervendrán en el cierre (cliente, contratista, proveedores).
• Determinar duración de las actividades del tiempo de cierre de cada contrato.
• Integración del plan de cierre en el programa general de ejecución.
• Llevar a cabo los cierres correspondientes a cada contrato que se termine durante el proceso de ejecución (no esperar a la finalización del proyecto).

Debemos entender que un proyecto no se concluye al terminar el producto, este se finaliza cuando se entrega todo lo necesario a través de un cierre administrativo al siguiente operador (cliente, dueño, equipo operativo) para que las instalaciones puedan ser utilizadas. Por lo que en todos los proyectos debemos priorizar la conclusión efectiva y enfatizar desde el inicio nuestra atención y la de nuestros clientes en ese sentido para garantizar el éxito.