La importancia del plan de proyecto.

Con relación al plan del proyecto, el PMI establece, “Es un documento comprehensivo que define la base para todo el trabajo del proyecto, y el modo en que se realizara el trabajo. Este proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del proyecto”. Capitulo 4.2 PMBOOK_6TA_ EDICION

Una situación común en la gestión de proyectos es que durante el periodo para elaborar el plan de proyecto no se hace lo necesario para llevarlo a buen término y se dejan partes sustanciales del mismo sin definir, ya que se piensa que durante la ejecución se podrá continuar haciéndolo sin que se entorpezca al resto de las actividades que se estarán realizando, esto colocara a los equipos de trabajo definitivamente en situaciones que caerán fuera de control. El plan debe tener una fecha de terminación y de ser necesario las actualizaciones según convenga, pero como tal ya debería estar definido en las primeras etapas del proyecto; en múltiples ocasiones durante la obra los equipos de trabajo se la pasan planeando hasta el final de la ejecución, ¿pero porque sucede esto? pudiéramos encontrar varios factores: Alcance limitado o mal definido, Falta de definición del producto y/o desconocimiento del mercado, relajación de los equipos de trabajo, falta de seguimiento, ingenierías incompletas, desconocimiento de los procesos, plan incompleto, entre otros, en esta ocasión comentaremos sobre los primeros cuatro puntos, solo por mencionar los que generalmente provocan que nuestro plan se elabore durante todo el proceso de la ejecución.

Al tener un Alcance limitado o mal definido provoca que el proyecto no tenga certeza en sus procesos, se darán tantos tropiezos que surgirán una cantidad enorme de deficiencias que será imposible controlarlas todas, por consecuencia los resultados esperados de los clientes se verán seriamente comprometidos, la comunicación clara y precisa con los clientes es sustancial para que la definición del alcance este lo más completa posible, los administradores deberán establecer claramente los criterios con los que se realizaran los trabajos en base a la información proporcionada por estos últimos. El alcance es la parte medular de cualquier plan y por consecuencia del proyecto.

En la falta de definición del producto y desconocimiento del mercado, estas son áreas que les competen en parte sustancial a los clientes, el problema surge cuando los requerimientos de los desarrolladores se van acoplando a las necesidades comerciales conforme avanza la venta o renta del negocio y esto generalmente se empieza a dar cuando ya existe un avance importante en el proyecto, lo que esto provoca es que el plan viva siempre con cambios y no se cumplan con las expectativas de costo y tiempo, lo ideal sería tener cien por ciento definido el proyecto, sus necesidades y tenerlo bien claro desde el principio, esto evitaría impactos durante el proceso de la ejecución.

En la relajación de los equipos de trabajo esto sucede por que los administradores piensan que durante la ejecución del proyecto se cuenta con el tiempo suficiente para desarrollar o completar el plan de proyecto y que no importara si alguna que otra actividad se postergue en su ejecución, poco conveniente sería pensar de esta manera, cuando se está ejecutando la obra, los esfuerzos siempre se dirigen a que esta se lleve a cabo y la atención a elaborar y terminar el plan se olvida por completo, por eso es importante el ejecutar el plan de proyecto en las primeras fases de este, el esperarse, pone a los administradores en plena desventaja para el control eficiente del proyecto.

Por la falta de seguimiento del plan de proyecto, recordemos que este es el documento que nos permite ejecutarlo, pero generalmente cuando se termina la planeación este documento se firma, se archiva y se olvida de que existe, esto provoca que no se tenga un adecuado seguimiento a los procesos y se actué bajo improvisación, cometiendo errores que después son muy complicados de subsanar.

Si durante el desarrollo del plan de proyecto los administradores no se aplican a ser efectivos y están atentos en su ejecución, a la larga las situaciones a las que no se le puso atención en su momento, afectaran durante la ejecución, provocando que los equipos atiendan asuntos de todos los eventos que les surgen, pero se pierdan en la gran cantidad de actividades que hay que hacer, provocando ser poco efectivos.

Para Grupo Diryge el plan tiene la mayor importancia para el buen desarrollo del proyecto aunque en muchas de las ocasiones se minimiza y se subestima su valor, debe ser considerado como la parte esencial de cualquier proyecto, ya que constituye su estructura principal, es necesario tenerlo, aplicarlo y darle seguimiento para la ejecución de los trabajos, apoyándose con los asesores, proveedores y contratistas que coadyuvan a dar las soluciones más adecuadas a las necesidades del proyecto, el no valerse de un plan para desarrollar los trabajos seguramente llevara al proyecto a no lograr los objetivos y obtener resultados negativos en su costo, en su tiempo y en su calidad.